Dokumentacja pracownicza to nie tylko akta osobowe. Obejmuje również m.in. ewidencję czasu pracy, dokumenty urlopowe, dokumentację wynagrodzeń oraz inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Dobrze prowadzona dokumentacja powinna być kompletna, uporządkowana, poufna i dostępna przez wymagany okres.
W skrócie
- Każdy pracownik powinien mieć oddzielne akta osobowe i dokumentację związaną ze stosunkiem pracy.
- Akta osobowe są podzielone na części, a dokumenty powinny być uporządkowane i ewidencjonowane.
- Dokumentację należy przechowywać w sposób zapewniający poufność, integralność, kompletność i dostępność.
- Okres przechowywania zależy m.in. od daty zatrudnienia i może wynosić 10 albo 50 lat.
Najczęstsze błędy organizacyjne
- brak kompletnego wykazu dokumentów w poszczególnych częściach akt osobowych
- przechowywanie dokumentów w niewłaściwej części akt
- brak spójności między ewidencją czasu pracy, urlopami i listami płac
- przechowywanie zbędnych danych osobowych bez wyraźnej podstawy
- brak procedury wydawania kopii dokumentacji pracownikowi lub byłemu pracownikowi
- niewystarczające zabezpieczenie dostępu do dokumentacji elektronicznej lub papierowej
Co poza aktami osobowymi?
- ewidencja czasu pracy i dokumenty z nią związane
- dokumenty związane z ubieganiem się o urlop i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
- karta lub lista wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń
- dokumentacja dotycząca odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej – jeżeli dotyczy
Mini-audyt dla firmy
- Czy dla każdego pracownika prowadzimy kompletną dokumentację?
- Czy wiemy, kto ma dostęp do akt i na jakiej podstawie?
- Czy dokumenty są przechowywane przez właściwy okres?
- Czy mamy procedurę zmiany postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie?
- Czy potrafimy sprawnie wydać pracownikowi kopię dokumentacji na jego wniosek?
Źródła i stan prawny
Materiał informacyjny. Stan prawny i informacje sprawdzone na 5 października 2026 r. Nie stanowi porady prawnej.
- MRPiPS – Dokumentacja pracownicza